<strong>Основні відомості про бази даних</strong>

Розділ: 

Загальні відомості про базу даних

База даних – це засіб, за допомогою якого можна збирати та впорядковувати інформацію. У базах даних можуть зберігатися відомості про користувачів, продукти, замовлення тощо. Чимало баз даних створюються як список у текстовому редакторі або електронній таблиці. Список постійно збільшується, тому в даних з’являється дедалі більше зайвих елементів і невідповідностей. Дані стає дедалі важче зрозуміти у вигляді списку. Крім того, обмежено можливості пошуку підмножин даних і їх відкриття для перегляду. Коли у вас почнуть виникати ці проблеми, радимо перенести дані в базу даних, створену за допомогою системи керування базою даних (DBMS), наприклад Access.
Комп’ютеризована база даних – це контейнер об’єктів. Одна база даних може містити кілька таблиць. Наприклад, система відстеження запасів, у якій використовуються три таблиці, – це не три, а одна база даних, яка містить три таблиці. Якщо базу даних Access спеціально не розроблено для використання даних або коду з іншого джерела, таблиці в ній зберігаються в одному файлі з іншими об’єктами, наприклад формами, звітами, макросами та модулями. Файли баз даних, створених у форматі Access 2007 (який також використовується в Access 2016, Access 2013 і Access 2010), мають розширення ACCDB, а баз даних, створених у попередніх форматах Access, – розширення MDB. Створювати файли в попередніх форматах (наприклад, Access 2000 і Access 2002–2003) можна в програмі Access 2016, Access 2013, Access 2010 або Access 2007.

За допомогою програми Access можна:
додавати нові дані до бази даних, наприклад новий елемент до інвентарного списку;
редагувати наявні дані бази даних, наприклад змінювати поточне розташування елемента;
видаляти відомості, якщо, наприклад, елемент продано або списано;
упорядковувати та переглядати дані різними способами;
спільно користуватися даними з іншими користувачами за допомогою звітів, повідомлень електронної пошти, інтрамережі або Інтернету.
Частини бази даних Access

  • Таблиці
  • Форми
  • Звіти
  • Запити
  • Макроси
  • Модулі
  • Таблиці
  • Зображення кнопки Таблиця бази даних схожа на електронну таблицю, у якій дані зберігаються в рядках і стовпцях. Як наслідок, електронну таблицю зазвичай досить легко імпортувати в таблицю бази даних. Головна відмінність між збереженням даних в електронній таблиці та базі даних – це спосіб упорядкування даних.
    Щоб забезпечити базі даних максимальну гнучкість, дані потрібно впорядкувати у формі таблиць, щоб позбутися зайвих елементів. Наприклад, якщо ви зберігаєте відомості про співробітників, ім’я кожного з них потрібно лише один раз ввести в таблицю, настроєну на зберігання даних про співробітників. Дані про продукти зберігатимуться у власній таблиці, а дані про філіали – в іншій. Цей процес називається нормалізацією.
    Кожен рядок у таблиці називається записом. Записи – це місце розташування окремих елементів даних. Кожен запис складається з одного або кількох полів. Поля відповідають стовпцям у таблиці. Наприклад, можна створити таблицю "Працівники", де кожен запис (рядок) містить відомості про окремого працівника, а кожне поле (стовпець) містить інший тип даних, наприклад ім’я, прізвище, адресу тощо. Поля мають містити певний тип даних: текст, дату або час, число або інший тип.
    Докладні відомості про таблиці див. в статті Загальні відомості про таблиці

    Форми
    Зображення кнопки Форми дають змогу створити інтерфейс користувача, у якому можна вводити та редагувати дані. Форми часто містять кнопки та інші елементи керування, які дають змогу виконувати різні завдання. Базу даних можна створити без використання форм, просто редагуючи дані в табличному поданні. Проте більшість користувачів баз даних використовують форми, щоб переглядати, вводити й редагувати дані в таблицях.
    Ви можете запрограмувати кнопки так, щоб вони визначали, які дані відображатимуться у формі, відкривали інші форми чи звіти, а також виконували низку інших завдань. Припустімо, що є форма "Форма клієнта", у якій ви працюєте з даними клієнта. Форма клієнта може містити кнопку, яка відкриває форму замовлення, де можна ввести нове замовлення цього клієнта.
    Форми також дають змогу керувати способом взаємодії інших користувачів із даними в базі даних. Наприклад, ви можете створити форму, у якій відображаються лише певні поля та яка дає змогу виконувати лише вибрані операції. Це допомагає захистити дані та забезпечити належне введення даних.
    Докладні відомості про форми див. в статті Загальні відомості про форми.

    Звіти
    Звіти використовуються, щоб форматувати, зводити та представляти дані. Звіт зазвичай відповідає на певне запитання, наприклад "Яку суму отримано від кожного клієнта цього року?" або "У яких містах розташовані наші клієнти?". Кожен звіт можна відформатувати таким чином, щоб представити в ньому дані в найзрозуміліший спосіб.
    Звіт можна запустити будь-коли, і в ньому завжди відображатимуться поточні дані з бази даних. Звіти зазвичай відформатовано для друку, але їх також можна переглядати на екрані, експортувати до іншої програми або надсилати електронною поштою.
    Докладні відомості про звіти див. в статті Загальні відомості про звіти

    Запити
    Запити дають змогу виконувати багато різних функцій у базі даних. Їхня найпоширеніша функція – отримання певних даних із таблиць. Дані, які потрібно переглянути, зазвичай розкидано по кількох таблицях, а запити дають змогу переглянути їх в одному табличному поданні. Крім того, зазвичай вам не потрібно переглядати всі записи одночасно, а за допомогою запитів можна додавати умови, щоб "відфільтрувати" лише потрібні записи.
    Певні запити є "оновлюваними", тобто дані в базових таблицях можна редагувати за допомогою даних у табличному поданні запиту. Працюючи з оновлюваним запитом, слід пам’ятати, що зміни насправді виконуються в таблицях, а не лише в даних у табличному поданні запиту.
    Запити поділяються на дві основні групи: вибіркові запити та запити на змінення. Вибірковий запит просто отримує дані й робить їх доступними для використання. Результати запиту можна переглянути на екрані, роздрукувати або скопіювати до буфера обміну. Результат запиту також можна використати як джерело записів для форми чи звіту.
    Запит на змінення (як указує його назва) виконує з даними певне завдання. За допомогою запитів на змінення можна створювати нові таблиці, додавати дані до наявних таблиць, оновлювати або видаляти дані.
    Докладні відомості про запити див. в статті .Основні відомості про запити
    Макроси
    Макроси в програмі Access можна вважати спрощеною мовою програмування, за допомогою якої ви можете розшити функціональні можливості бази даних. Наприклад, ви можете вкласти макрос до кнопки на формі, щоб макрос запускався, якщо натиснути цю кнопку. Макроси містять дії, які виконують завдання, наприклад відкривають звіт, виконують запит або закривають базу даних. Більшість операцій із базою даних, які виконуються вручну, можна зробити автоматичними за допомогою макросів, тому вони можуть заощадити вам багато часу.
    Докладні відомості про макроси див. в статті Загальні відомості про програмування у програмі Access.
    Модулі
    Модулі, як і макроси, – це об’єкти, за допомогою яких можна розширити функціональні можливості бази даних. Проте, щоб створити макрос у програмі Access, потрібно вибрати дії макросу зі списку, а щоб створити модуль, потрібно написати його мовою програмування Visual Basic for Applications (VBA). Модуль – це збірка оголошень, інструкцій і процедур, які зберігаються разом. Модулі бувають двох видів: модулі класу та стандартні модулі. Модулі класу додаються до форм або звітів і зазвичай містять процедури, характерні для форми чи звіту, у які вони вкладаються. Стандартні модулі містять загальні процедури, не пов’язані з жодним іншим об’єктом. Стандартні модулі відображаються в області переходів у розділі Модулі, але модулі класу в цьому розділі відсутні.
    Докладні відомості про модулі див. в статті Загальні відомості про програмування у програмі Access.

    Інформація є корисною, її

    Інформація є корисною, її можна використовувати для навчання. БД допомагає багатьом людям для впорядкування інформації. Особисто я створила свою маленьку БД. ТОму раджу цією інформацією володіти та впроваджувати у життя.